Amansando esse monstrinho chamado e-mail

Há uma regra disciplinar aqui em casa que exige obediência de todos:”Œ seja na hora do almoço, seja na noite de churrasco familiar, smartphones fora da mesa!

É preciso ser mais obediente que sacristão novo (ele quer se manter no emprego e precisa conquistar a confiança do patrão, no caso, o padre).

Significa deixá-los no balcão, onde cada um tem uma cumbuca, inclusive visitantes. Eles podem vibrar, chacoalhar, zunir, gritar, fazer fiasco, o que for. Mas na mesa não.

Ali trocamos ideias, fofocamos, confraternizamos etc. E damos atenção exclusiva uns aos outros.

Tanto que percebemos muita gente buscando nos iludir, feito cobra tentando engambelar sapo (a cobra faz aquele ar de quem não está nem aí­ e, quando menos o infeliz espera, ela lhe dá o bote). Vão seguido “ao banheiro”, mas antes passam no balcão e recolhem seu celular pra ver as notificações.

OK, not problem. Não podemos radicalizar, hehe.

Aqui temos uma “Noite da Tradição” quando reunimos a famí­lia e amigos.

Claro, não é o caso do Célio de Souza, da DeskManager, que veio escondido ao Rio Grande do Sul, subiu até Gramado e não passou aqui por casa… Sem palavras que eu possa registrar aqui.

Muitos amigos do ramo profissional conseguiram dedicar algumas horas pra nós, como Maurí­cio Machado, Nino Albano, Thiago de Marco, Felipe Coelho, Fernando Baldin e outros.

Mas o Célio não, está na fase de “estimular o empreendedorismo”. Xarope, não compreende que isso envolve “conversas de bastidor”. Ou tem extrema dependência da p* do celular, por isso nem vem.

“Voltemos à vaca fria”, cuja expressão original era “voltemos aos nossos carneiros”, expressa pelo juiz em um julgamento sobre roubos de carneiros e usada para interromper o advogado que falava demais.

How to manage email so that it doesn’t control you é um artigo escrito por Roi Ben-Yehyda na revista Fast Company. Aliás, leia o original.

Por que você verifica tanto seus e-mails

Duvido existir um gestor de suporte técnico que não se martirize com e-mails. Os que conheço estão sempre inquietos como minhoca fora da terra, se retorcendo durante reuniões para espiar a caixa de entrada.

Se na minha mesa de churrasco já passo trabalho com isso, na mesa de trabalho (ai, que trocadilho ordinário) o gerente de Help Desk e Service Desk sofre ainda mais incômodos com esse bichinho quase obsoleto.

Jocelyn K. Glei no livro Unsubscribe: How to kill email anxiety, avoid distractions, and get real work done apresenta 3 motivos pelos quais somos tão fominhas por ler e-mails:

1. É uma programação de recompensa variável: o e-mail é como uma máquina caça-ní­quel. Nunca sabemos quando uma mensagem importante chegará. Então continuamos checando, checando e checando até que a dopamina inunde nosso cérebro.
2. Dí­vida social: um segundo motivo por que não ignoramos o e-mail é que, quando alguém nos envia uma mensagem, algumas vezes meio que ficamos obrigados a responder. Se não fizermos isso, nos sentimos culpados.
3. Viés de conclusão: seja enviando um e-mail ou esvaziando a caixa de entrada, o cumprimento de tarefas nos dá uma sensação de conclusão. Isso é bom e nos fornece mais doses de dopamina. Isso transmite uma impressão de progresso quando, na verdade, estamos apenas correndo atrás de uma premiação fácil.

Domando o e-mail

OK, dadas tais considerações, vamos às dicas para domesticar o bichano”Œ”Œ.

Claro, exige muita prática. Escrevê-las aqui é fácil, lidar com elas no cotidiano são “outros quinhentos” (em Portugal, se a chinelagem ofendesse algum fidalgo, pagava indenização de 500 soldos; Se repetisse o feito, “outros quinhentos”).

1. Fazer auditoria nos e-mails

Toda mudança pessoal começa com o autoconhecimento. Dizem que quando o sujeito começa a acompanhar seus hábitos alimentares (aquele p* de chocolate noturno que engoli quando bateu fome), começa a comer menos.

A recomendação do Roi é anotar diariamente quantas vezes você verifica seu e-mail. Esse método controlará sua ansiedade de verificar e-mails a toda hora e é menos provável que você faça isso sem pensar.

2. Criar um quem-é-quem nos seus e-mails

Os e-mails não são criados iguais, então você não deve tratá-los dessa maneira.

Um e-mail do Cohen, enviado uma vez por mês, é muito mais valioso do que aquela chuva de anúncios da loja onde você comprou sua geladeira, por exemplo. Afinal, são dicas para sua carreira. Claro, se a mensagem for do seu chefe, vai pro topo da fila.

Se examinar com calma tudo que entra na sua caixa de entrada por dia, verá que talvez uns 10%”Œ exigem atenção naquele exato momento. É”Œ pouco, não?

Fazer isso ajudará a reduzir a quantidade de alarmes e zumbidos que roubam sua atenção ao longo do dia.

Dica:”Œ se mantém seus e-mails no Gmail, crie filtros para definir quais mensagens como importantes.

3. Resposta com mais do que 5 frases?

Tente escrever e-mails com até 5 frases. Qualquer coisa além, vale um telefonema ou reunião pessoal (acho que o Roi não é Millenium ou geração parecida).

A ideia não é má, pois ficar explicando algo por texto, compensa mais realizar uma ligação de 5 minutos.

Diz ele que um estudo realizado pela Boomerang mostrou que e-mails entre 50 e 125 palavras tiveram maior taxa de retorno.

4. Trate seus e-mails em lotes

Processamento em lote (batch, batch!)”Œ significa verificar e gerenciar seu e-mail em horários definidos durante o dia. Dessa forma, você pode ser estratégico em vez de reativo com as mensagens recebidas.

A chave para trabalhar com slots de tempo é desativar tudo quanto é notificações, pop-ups e sons que chamam sua atenção. Bloqueie perí­odos na sua agenda.

Eu uso um timer de cozinha quando estou escrevendo. Estabeleço 45 min de trabalho e, ao final, ouço o triiiiiimmmm do timer, paro tudo e investigo e-mails. Depois retorno para mais uma rodada.

Se ligue!

No final deste mês de agosto, 28-29-30, tem curso de Gestão de Serviços de Help Desk e Service Desk.

Chega de ser mandado pelos usuários, realizar microgerenciamento que engole todo seu tempo (ensino técnicas para que seus analistas aprendam a pensar), como organizar uma base de conhecimento e muito mais.

Claro, você decide se deseja manter seu centro de suporte nesse nheco-nheco ou fazer acontecer.

Inscreva-se em www.4hd.com.br/calendario e se as coisas estiverem difí­ceis, chore um parcelamento com o Cohen.

Abrazon

EL CO