GTD – Get Things Done – parte final

Well done!

Este é o terceiro e último artigo sobre esta metodologia que adotei (em parte).

Os artigos anteriores estão nos links:

GTD – Get Things Done – parte 1

GTD – Get Things Done – parte 2

Neste último capí­tulo vou explicar a MINHA PRÁTICA.

Passo 1 – Coletar

A primeira coisa que fiz foi enviar um pacote de 500 folhas A4 para a gráfica. Pedi para cortarem – via guilhotina gigante – as folhas em 4. Depois que me entregaram, bateu um arrependimento: deveria ter cortado em 8 partes, pois 1/4 de folha é exagero para anotar apenas tí­tulos dos assuntos.

Eu poderia ter feito como muita gente faz: usa fichas neste passo. Mas considerei que sairia muito caro pra mim, hehe.

Sentei na mesa do gabinete em casa. Sábado pela manhã. Sem chimarrão. Comecei a registrar toooodas as coisas que vinham à mente e que levavam algum jeito / cheiro de tarefas. Foi um buzilhão mesmo. Dê uma olhada num centésimo da lista:

• arrumar telhadinho do gás
• comprar pilhas para lanterna
• cruzeiro marí­timo com a esposa final de ano
• passagem aérea para filha em julho
• comprar smartphone
• trocar rodinha da cadeira no escritório
• bolar série de exercí­cios fí­sicos
• escrever o TCC (Trabalho de Conclusão de Curso)
• escrever livro de contos de fadas
• comprar Harley
• viagem a Buenos Aires de moto
• comprar relação da moto
• organizar biblioteca
• trocar pilha do relógio da esposa
• pendurar lembrancinha na entrada da porta de casa
• emprestar livro ao meu irmão
• (…)

E assim foi. Um show, uma penca de anotações. Um frenético envolvimento que circulou das coisas pessoais às profissionais, detalhes do meu “eu” mais profundo (hahaha, coisa de marreca isso!) até a famí­lia de meus pais (visitá-los mais, comprar brincos pra minha irmã, …).

Passo 2 – Processar

Nessa hora me bateu um certo desespero. O que fazer com aquele monte de anotações que haviam saí­do da minha cabeça e transferido para papel? Formavam uma pilha de dois palmos!!!

Visitei o site da lista de discussão nacional GTD no Yahoo. Pesquei uma série de boas sugestões e entre elas, usar o software Thinking Rock. Em inglês, gratuito e bem aderente à metodologia.

Um aspecto que achei bem interessante no software é que basta incluir todas as anotações – de uma leva só – e no passo seguinte o próprio produto me ajuda a processar os itens.

É algo que tem uma data para ser implementado ou não?

É algo que pode ser delegado a alguém?

Pra fazer quando der tempo?

Bem prático. Veja uma tela:

Convém lembrar também que fiz uso de muitas pastas (várias, aliás, que comprei no Armarinho Fernando – na 25 de março, em Sampa). Nelas, coloquei individualmente material dos projetos – aquelas ações que envolvem várias tarefas. O Enoch tem no Flick dele algumas imagens (as minhas pastas são mais elegantes, hehe).

Por exemplo, uma delas é TCC. Eu tinha – já acabei ele – trocentas coisas para fazer. Procurar bibliografia, montar sumário, etc. Joguei tudo dentro desta pasta.

Outro projeto: FESTA DE 25 ANOS. Ver decoração, DJ, músicas, comida, aluguel do salão, ECAD, distribuir convites, etc. Claro, mais da metade quem se envolveu foi minha esposa, mas eu tinha um razoável controle da situação (da grana não, sniff).

O legal da pasta é que se a gente vai viajar, pode levar uma ou duas para ficar pensando no projeto dentro do avião, na rodoviária (ecs), na sala de espera, etc. Por isso, não pode ser do modelo suspenso, mas que possa fechar. Afinal, dentro dela (comprei aquelas com borrachinhas que fecham dos lados) deve estar todo o conjunto de coisas, idéias, etc. Bem prático, apesar de parecer artesanal e antiquado.

Obviamente, surfei na onda do Efetividade.Net e acabei comprando um rotulador no Submarino. Comprei o aparelhinho e mais fita. Depois – quando chegou – descobri que o aparelho já vem com fita, hahaha. Fiquei com uma “extra”.

Passo 3 – Organizar

Essa foi uma hora boa. De ver as coisas se materializando em termos de organização. Sorte que o ThinkingRock – citado acima – me ajudou bastante. Criei vários projetos:

• 4HD (blog)
• Casa
• Cruzeiro
• Educação
• EUA – viagem
• Exercí­cios
• Festa 25 anos
• Harley
• Help Desk Day
• Pessoal
• Página do Gaúcho
• Sala de exercí­cios
• Saúde
• (vários outros)

Também criei contextos (lugares onde eu poderia estar e executar determinadas tarefas):

• @casa
• @computador
• @rua
• @são paulo
• @telefone
• SIAL

Não me pergunte por que fui colocando @ e em SIAL não. Fui copiando outros modelos e quando vi, já estava assim, hehehe.

Lá pelas tantas passei a gerar um PockedMod pra mim. É uma frescurinha muito bem bolada e útil. Ele imprime numa única folha A4 (ou carta) várias colunas. Depois de dobrada várias vezes, ela vira um pequeno livreco de bolso onde temos, em cada página, “tarefas de hoje”, “telefones a dar”, “agenda”, “referências”, etc. Visite o site indicado e se divirta. É gratuito. Um pouco complicado a primeira vez para dobrar a folha, mas depois que pega o jeito, é bacana.

O Enoch (ele novamente, cara dedicado) também tem um exemplo no Flick.

Nesse passo defini quando determinadas tarefas deveriam ser realizadas. Isso me ajudou a priorizar as atividades.

Passo 4 – Isso tá bão?

Eu sou um cara de tecnologia.

Lá pelas tantas pensei: “- Putz, ficar carregando o banco de dados do ThinkingRock num pen drive é dose” (tinha o programa instalado em casa e no escritório). Preciso de uma solução tecnologicamente mais esperta. Logo me veio a idéia de um…

De um…

Pocket PC! E não é que meu sócio tinha um encostado?

Um belí­ssimo dum iPAQ da HP, muito bom.

Procurei (e comprei) um programa excelente, chamado ListPro. Sua principal caracterí­stica é poder criar vários tipos de listas. E uma delas foi a de NEXT ACTIONS. Aproveitei um template criado pelo blog Getting Things Done. Nele existe uma excelente explicação do por quê trocar todas as coisas – periféricos, papeluchos, etc – por um PDA + Listpro.

Uma imagem do ListPro abaixo:

Hoje uso esta solução. Mas…

Como nada é perfeito, carrego um celular Ericsson e o Pocket PC no casaco.

Pretendo juntar tudo num SmartPhone HTC P4350 (estou aceitando doações para arrecadar grana, hehehe).

Bom, este é o resumo da ópera.

Links

Alguns links que achei interessante:

• CNN Money – Como David Allen fez grana com seu método
• Planilhas legais de serem impressas – site D*Y*I
• Efetividade.Net – bons pitacos sobre o assunto
• Além das curvas – site do brasileiro Enoch, super-envolvido com o tema
• 50 Essencial resources of GTD

Nossa, tem um buzilhão de sites sobre o assunto na internet.

Detalhes

Eu não tornei o GTD uma religião para mim.

Vejo muita gente querendo ser beeem aderente ao assunto (não é só nesta seara; em Help Desk também vejo muita gente vestindo a túnica do ITIL de maneira exagerada e indiscriminada, situação que os próprios coordenadores de ITIL pedem para que não seja assim).

Existem várias nuances que não adotei por que não tenho paciência e teria que ser muuuito obsessivo para tal.

Também gosto de interpretar as situações e não apenas usá-las sem discernimento. Não é por que o David Allen sugere que use um caderno moleskine que vou me ralar para comprar um (o David não sugere, estou apenas usando uma analogia!).

É isto. Mas a metodologia organizou minhas atividades. Ao menos, não sou mais surpreendido em cima do laço por algo que esqueci de fazer. E tenho uma boa noção de minhas pendências e dos outros a quem deleguei atividades.

Abraços

El Cohen

Veja também:

* GTD – Get Things Done – parte 1

* GTD – Get Things Done – parte 2

* Ele chegou…