GTD – Get Things Done – parte 2

Iniciei esta seqí¼ência de artigos por que nossos ambientes de Help Desk e Service Desk não sobrevivem sem ORGANIZAÇÃO.

E isso, normalmente, deve começar pelos indiví­duos.

Assim, no artigo GTD – Get Things Done – parte 1 introduzi os dois primeiros conceitos do método (vide foto do David Allen ao lado, criador do conceito).

Hoje continuo com os dois próximos passos do método:

3. ORGANIZAR
Como definir os compartimentos certos

Existem duas decisões importantes a serem feitas com cada ação identificada no passo anterior. Trata-se de categorizá-las (associar a algum projeto) e também definir em que contexto serão realizadas.

Alguns exemplos:

Uma ação pode pertencer a um projeto como “Festa de 25 anos”, “Viagem a Buenos Aires”, etc.

Mas ela será executada em determinado contexto: “ao telefone”, “no computador”, “em casa”, etc.

Significa que se você estiver “mofando” em um aeroporto, pode pegar sua lista e selecionar todas as que envolvem “ao telefone”. E aproveitar para ir gastando seu tempo de maneira produtiva, sem manter aquela ansiedade pelo atraso de duas horas do vôo. Vale o mesmo quando estiver ao computador, etc.

Toda esta organização pode ser feita em papel. Quando eu começei, peguei um pacote de 500 folhas A4, mandei para uma gráfica expressa cortar as folhas em 8 pedaços. Sentei num sábado e iniciei a registrar de tudo.

Depois, coloquei no Excel, já aproveitando para classificar o PROJETO e o CONTEXTO associado.

Este passo (Organizar) ainda inclui a definição de um CALENDÁRIO para registrar quando as tarefas serão realizadas.

Ah, e a construção de uma lista de “NEXT ACTIONS” como visto acima e outra de “WAITING FOR” – aquelas que você delega para alguém e fica acompanhando a execução.

4. REVISAR
Como manter seu sistema funcional

Por último, há uma recomendação no método para revisar periodicamente tudo que foi anotado. O principal motivo é não esquecer. Assim, toda 6a-feira à tarde passa-se em revista por todos os itens, reclassifica-os, agenda, etc.

Existe ainda um quinto passo que é a “Execução das tarefas“. Mas eu não vou recompilar todo o livro aqui no blog. Acho que o melhor seria voltares ao artigo anterior, comprar o livro e ler com calma.

No próximo artigo sobre a matéria pretendo expor COMO EU adotei e adequei o método às minhas necessidades. Que textos li como suplemento ao livro, que software utilizo, etc.

Fica a firme recomendação para a leitura do livro.

Mas vai uma pré-confissão.

Uma coisa muito estranha aconteceu comigo:

Hoje eu tenho tempo sobrando!!!

Várias tarefas que eu fazia que podiam ser delegadas (e isso está no escopo do método). Outras não tinham tanta pressa, etc.

Este é o principal valor do método: organizar nossa mente e fazer tempo sobrar.

Vai por mim!

Abraços,

El Co

Veja também:

* GTD – Get Things Done – parte 1

* GTD – Get Things Done – parte final

* Ele chegou…